Oprettelse og sletning af profiler

Workplace-konti kan oprettes af systemadministratorer både enkeltvis og i grupper. Besøg IT- og udviklersupporten for at få mere at vide om oprettelse af konti via programmer ved hjælp af en skyidentitetsudbyder eller Active Directory.

Grundlæggende
Der er 3 niveauer for oprettelse af nye brugerkonti i Workplace:
  1. Klargøring: Til at oprette en brugerkonto inden for din Workplace-forekomst (brugeren får ikke besked).
  2. Invitation: Til at give en klargjort bruger mulighed for at gøre krav på sin konto (brugeren får besked).
  3. Deltagelse: En inviteret bruger aktiverer sin Workplace-konto.
Måden hvorpå du inviterer dine brugere til Workplace er afgørende for, hvorvidt deres konti oprettes som klargjorte eller inviterede. En bruger bliver først en fakturerbar person, når denne overgår fra klargjort til inviteret
Medarbejderne ved ikke, at de har en klargjort konto, før de inviteres til at bruge Workplace. Når en konto er i en klargjort tilstand gælder følgende:
  • Brugeren kan ikke gøre krav på sin konto, og ethvert forsøg derpå vil mislykkes.
  • Brugeren vil ikke modtage nogen e-mails eller andre notifikationer fra Workplace.
  • Du bliver ikke faktureret for kontoen.
Når du er klar til, at dine kolleger kan gøre krav på deres konti, kan du invitere dem til Workplace.
Når dine kolleger er blevet inviteret, får de en e-mail med en invitation til at gøre krav på deres konti gennem en unikt genereret webadresse. For konti, der har enkeltlogon aktiveret, får medlemmerne også mulighed for at logge på Workplace gennem din konfigurerede SSO-tjeneste.
Var disse oplysninger nyttige?
Der er 3 niveauer for oprettelse af en ny Workplace-brugerkonto:
  1. Klargjort: Til oprettelse af en brugerkonto i dit Workplace. Brugeren underrettes ikke.
  2. Inviteret: Til at lade en klargjort bruger gøre krav på sin konto. Brugeren underrettes.
  3. Gjort krav på: En inviteret bruger har aktiveret sin Workplace-konto.
Måden hvorpå du inviterer dine brugere til Workplace er afgørende for, hvorvidt deres konti oprettes som klargjorte eller inviterede. En bruger bliver først fakturerbar, når denne overgår fra klargjort til inviteret
Oprettelse af individuelle og manuelle konti
Konti, der er blevet oprettet individuelt, angives med det samme som inviterede, og brugeren får tilsendt en e-mail, der beder denne om at gøre krav på sin konto.
Oprettelse af flere konti på én gang
Ved oprettelse af konti via værktøjer til administration af mange konti, kan du vælge om du vil invitere disse konti nu eller senere. Hvis du vælger senere, oprettes kontiene som klargjorte og skal inviteres på et senere tidspunkt.
G Suite eller Microsoft Azure Active Directory
Ved oprettelse af konti via G Suite eller Microsoft Azure AD, kan du vælge om du vil invitere disse konti nu eller senere.
Hvis du vælger at invitere dem nu, oprettes kontiene som inviterede, og brugerne får tilsendt en invitation via e-mail. Hvis du vælger senere, oprettes kontiene som klargjorte og skal inviteres på et senere tidspunkt.
Andre skyidentitetsudbydere eller Active Directory-synkroniseringskomponenten
Ved oprettelse af forbindelse til en anden identitetsudbyder i skyen (f.eks. Okta, OneLogin eller Ping Identity) eller ved brug af Active Directory-synkroniseringskomponenten, oprettes kontiene som klargjorte og skal inviteres på et senere tidspunkt.
Var disse oplysninger nyttige?
Klargøring af brugere giver administratorer mulighed for at overføre brugerkontooplysninger og opsætte Workplace-forekomster uden at give brugerne besked om det.
Ved at give inviterede og uinviterede (klargjorte) medlemmer separate statusser får Workplace-administratorer mulighed for at sætte deres fællesskaber i gang ved at oprette grupper og føje klargjorte medlemmer til dem. Når administratorerne er færdig med at forberede deres fællesskab, kan de invitere deres klargjorte brugere, og disse brugere vil så allerede være en del af relevante grupper, når de logger på deres konti for første gang.
Var disse oplysninger nyttige?
Invitere brugere
Bemærk: E-mailadresser, der ikke indeholder en persons navn, såsom info@domaene.com eller salg@domaene.com, kan ikke bruges til at oprette en Workplace-konto. Dette sikrer, at fællesskabet ved, hvem der ejer kontoen, og hvem der er ansvarlig for det indhold, der oprettes med kontoen.
Individuel tilføjelse af personer
Sådan tilføjer du enkeltpersoner på dit Workplace:
  1. Åbn administratorpanelet
  2. Klik på Personer.
  3. Klik på Tilføj personer.
  4. Klik på Tilføj én person.
Herfra skal du udfylde personens detaljer og klikke på Tilføj. Konti, som oprettes på denne måde, vil blive inviteret med det samme.

Tilføjelse af flere personer med e-mail
Sådan føjer du flere konti til dit Workplace på samme tid:
  1. Åbn administratorpanelet
  2. Klik på Personer.
  3. Klik på Tilføj personer.
  4. Klik på Tilføj flere personer.
Herfra skal du udfylde brugernes e-mailadresser og klikke på Tilføj. Konti, som oprettes på denne måde, vil blive inviteret med det samme. Du kan også kopiere invitationslinket, der vises her, og dele det med alle, som du gerne vil have til at oprette en konto.

Oprettelse af mange konti på én gang via Excel- eller CSV-fil
Sådan føjer du mange konti til dit Workplace på samme tid:
  1. Åbn administratorpanelet
  2. Klik på Personer.
  3. Klik på Tilføj personer.
  4. Klik på Importér en CSV- eller XLSX-fil.
Herfra vil du kunne downloade en skabelonfil og læse mere om det format, du skal bruge til at overføre. Når du er klar, skal du klikke på Importér fil.

Oprettelse af mange konti på én gang med en identitetsudbyder
Workplace har en driftsklar integration med de største skyidentitetsudbydere, som f.eks. Azure AD, G Suite, Okta, OneLogin og Ping. Du kan tilknytte din skyidentitetsudbyder ved at bruge Workplace-import (hvis konnektoren til klargøring hostes af Workplace) eller en brugerdefineret Workplace-integration (hvis konnektoren til klargøring hostes af identitetsudbyderen).

Oprettelse af mange konti på én gang med SCIM API
Dette sæt vejledninger introducerer koncepterne om kontoklargøring og -deaktivering ved hjælp af SCIM API'en.

Brugere inviterer sig selv
Administratorer kan vælge mellem følgende invitationsindstillinger for at kontrollere, hvem der kan blive medlem af deres Workplace:
  • Kun personer, der er inviteret, kan blive medlem: Du kan begrænse kollegaer i jeres Workplace-fællesskab til et specifikt segment af organisationen såsom region, afdeling eller team.
  • Alle fra tilladte eller verificerede domæner: Denne indstilling gør dit Workplace-fællesskab tilgængeligt for hele din organisation.
Hvis du vil justere dine invitationspræferencer skal du gå til Administratorpanelet og klikke på Indstillinger. Du finder de relevante indstillinger under overskriften Anmodninger om at blive medlem og få adgang.

Var disse oplysninger nyttige?
Denne artikel er kun relevant for brugere af Workplace Premium.
Når brugere er blevet inviteret, skal de igennem en proces for at tjekke eller angive oplysninger om deres profil og indstille en adgangskode. Medarbejdere starter denne proces ved at modtage en e-mail fra Workplace, der indeholder deres unikke invitationswebadresse, eller ved at gå til loginsiden (kun for virksomheder med SSO aktiveret), når de er blevet inviteret.
Bemærk: Hvis din virksomhed har aktiveret SSO for dit fællesskab, bliver medlemmer først bedt om at logge på jeres SSO-system, inden de kan starte processen.
Når de har adgang til systemet, fører Workplace dem gennem følgende trin til fuldførelse af registreringen:
1. Accept af vilkår og bekræftelse af profiloplysninger
Afhængigt af dine indstillinger i Administratorpanel kan medlemmer blive bedt om at acceptere din virksomheds anvendelsesvilkår samt kontrollere, fuldføre eller ændre deres profiloplysninger og overføre et profilbillede.
2. Indstilling af en adgangskode
Medlemmer bliver bedt om at indstille en adgangskode. Dette påkræves ikke af SSO-aktiverede fællesskaber.
3. Valg af standardgrupper
Medlemmer bliver bedt om at vælge grupper, som de vil være medlem af, fra et standardudvalg eller ved at søge efter en specifik gruppe. De føres derefter til Nyheder og kan straks bruge Workplace.
Var disse oplysninger nyttige?
Når du har klargjort Workplace-konti til dine kolleger, er næste trin at invitere dem. Du kan invitere konti ved at invitere alle, udvalgte personer eller en enkeltperson.
Inviter alle
Sådan inviterer du alle:
  1. Klik på Administratorpanel øverst til venstre i Workplace fra en computer.
  2. Klik på Ikke-afsendte invitationer.
  3. Klik på Inviter alle.
  4. Klik på Send.
Inviter udvalgte personer
Med denne mulighed kan du invitere en specifik gruppe personer. Sådan inviterer du en specifik gruppe personer:
  1. Klik på Administratorpanel øverst til venstre i Workplace fra en computer.
  2. Klik på Ikke-afsendte invitationer.
  3. Klik på Vælg personer, du vil invitere.
  4. I et pop op-vindue bliver du bedt om at angive de medlemmer på en liste, som du vil invitere, i følgende filformat: .csv, .xlsx eller .xls. Hvis du anmoder om en skabelon, kan du downloade en fra pop op-vinduet.
  5. Klik på Importér fil for at overføre filen.
  6. Klik på Send.
Inviter en enkeltperson
Brug denne mulighed til at invitere en enkeltperson eller gensende en invitation til en bruger, der ikke har modtaget den første invitation. Sådan inviterer du en enkeltperson eller gensender en invitation:
  1. Klik på Administratorpanel øverst til venstre i Workplace fra en computer.
  2. Klik på Personer.
  3. Find brugeren på listen. Du kan søge efter brugeren ved hjælp af søgefeltet.
  4. Vælg Inviter ud for navnet på den enkeltperson, du vil invitere.
  5. Klik på Send.
Var disse oplysninger nyttige?
Administratorer kan vælge at slå indstillingen for selvinvitation til. Det giver enhver fra dine valgte e-maildomæner mulighed for at blive medlem af dit Workplace uden at blive inviteret.
Sådan slår du selvinvitation til:
  1. Klik på Indstillinger fra Administratorpanel.
  2. Klik på ud for Medlemmer af dette Workplace.
  3. Vælg Alle fra tilladte eller verificerede domæner, og klik på Gem.
  4. Tilbage på siden Indstillinger skal du klikke på ud for Anmodninger om adgang.
  5. Vælg Automatisk godkendelse af anmodninger om adgang fra dette domæne, og klik på Gem.
Dette vil gøre det muligt for personer fra de verificerede e-maildomæner eller e-maildomæner på tilladelseslisten at blive automatisk medlem af dit Workplace, uden at administratorer skal godkende anmodningen.
Var disse oplysninger nyttige?
Denne artikel er kun relevant for administratorer af Workplace Advanced. Du kan kun udføre denne handling på en computer.
Du kan sende bekræftelsesmailen igen til personer med konti, der ikke er gjort krav på. Du har mulighed for at sende bekræftelsesmailen igen til alle konti, der ikke er gjort krav på, eller til en liste over personer.
Sådan sender du bekræftelsesmailen til folk igen:
  1. Klik på Personer fra Administratorpanel.
  2. Klik på ud for Rediger personer, og vælg Send kravnotifikation.
  3. Vælg Alle konti, der ikke er gjort krav på eller Specifikke konti, og følg prompterne.
  4. Klik på Send, når du har foretaget dit valg.
Var disse oplysninger nyttige?
Der sendes to påmindelses-e-mails efter den første invitation til Workplace: Den første påmindelse kommer efter tre dage, og den anden efter fem dage.
Var disse oplysninger nyttige?
Fjerne brugere
Når du deaktiverer en persons konto:
  • De opslag, kommentarer og beskeder, som den pågældende person slog op før deaktiveringen, er stadig tilgængelige for kollegerne. Det betyder, at gruppe- og begivenhedssamtaler ikke vil blive forstyrret, og at alt indhold, der er afhængigt af den slettede konto, ikke slettes.
  • Når du deaktiverer en persons konto, logges personen af alle Workplace-sessioner og forhindres i at få adgang til Workplace.

Når du sletter en persons konto:
  • Deres kolleger vil ikke kunne se kontoen på Workplace.
  • Det kan tage op til 90 dage at slette alle de ting, personen har slået op, som f.eks. billeder, opslag eller andre data, der er lagret i backupsystemer.
  • Alt indhold fra andre brugere, der er afhængigt af slettede brugeres indhold (f.eks. kommentarer til opslag fra slettede brugere), bliver også slettet.
  • Mens disse oplysninger slettes, er de utilgængelige for andre brugere på Workplace.
  • Nogle af de aktiviteter, folk foretager sig på Workplace, lagres ikke på deres konti. En kollega kan f.eks. muligvis stadig se beskeder fra den slettede person, selv efter at personens konto er slettet.
Bemærk: Det kan tage op til 24 timer før deaktiveringen af en brugerkonto træder i kraft.
Var disse oplysninger nyttige?
Denne artikel er kun relevant for brugere af Workplace Essential og Workplace Advanced. Du skal være administrator og logget på Workplace fra computeren for at kunne deaktivere en persons Workplace-konto.
Hvis en person ikke længere er ansat i virksomheden, kan du deaktivere vedkommendes konto, så han/hun ikke længere har adgang til Workplace. De opslag, kommentarer og beskeder, som den pågældende person lavede, før du deaktiverede kontoen, er stadig tilgængelige.
Sådan deaktiverer du en persons Workplace-konto:
  1. Klik på Administratorpanel øverst til venstre på Workplace.
  2. Klik på Personer.
  3. Klik på ud for den person, du vil deaktivere, og vælg Deaktiver konto.
  4. Klik på Bekræft.
Bemærk: Gruppemedlemskab fjernes ikke med det samme fra deaktiverede konti. Efter 4 dage fjerner vi automatisk gruppemedlemskaber. Hvis den deaktiverede konto genaktiveres inden for 4 dage, bevares alle gruppe- og chatmedlemskaber. Ud over tidsrammen på 4 dage er det ikke muligt at gendanne medlemskab af gruppe eller chat.
Husk, at det kan tage op til 24 timer før deaktiveringen af en brugerkonto træder i kraft. Når du deaktiverer en persons Workplace-konto, logges personen af alle Workplace-sessioner og forhindres i at få adgang til Workplace.
Var disse oplysninger nyttige?
Workplace-systemadministratorer kun slette brugerkonti, der aldrig er blevet gjort krav på eller som lige nu er deaktiverede. Hvis du vil fjerne adgangen til en brugerkonto, men ikke vil slette de tilhørende data, bør du deaktivere kontoen i stedet for at slette den.
Hvad der sker, når du sletter en brugerkonto
Hvis du sletter en brugerkonto, skal du være opmærksom på følgende:
  • Denne handling kan ikke fortrydes.
  • Brugeren kan ikke længere logge på Workplace.
  • Du får dem ikke vist i afsnittet Personer i Administratorpanel.
  • Opslag, kommentarer og beskeder slettes permanent.
  • Dine kolleger vil ikke kunne se den på Workplace.
  • Det kan tage op til 90 dage, før alle brugerens interaktioner slettes.
  • Alt indhold fra andre brugere, der er afhængigt af slettede brugeres indhold (f.eks. kommentarer til opslag fra slettede brugere), bliver også slettet.
  • Mens vi sletter disse oplysninger, er de utilgængelige for andre brugere på Workplace.
  • Nogle af de aktiviteter, folk foretager sig på Workplace, lagres ikke på deres konti. En kollega kan f.eks. måske stadig se beskeder fra en slettet konto, når den er blevet slettet.
  • Brugere vil blive tvunget ud af grupper og deres administratorrettigheder mistes. Husk, at hvis du vælger at genaktivere brugerkontoen senest 14 dage efter sletningen, vil administratorrettighederne blive gendannet.

Sletning af en konto
Sådan sletter du en medarbejders deaktiverede Workplace-konto:
  1. Gå til dit administratorpanel, og klik derefter på Personer.
  2. Klik på ud for navnet på den medarbejder, hvis konto du vil slette.
  3. Klik på Slet konto.
  4. Klik på Bekræft.
Var disse oplysninger nyttige?
Gruppemedlemskab gemmes i op til 4 dage, efter en konto er deaktiveret. Hvis en bruger genaktiveres inden for 4 dage, vil vedkommende stadig være medlem af de grupper, han/hun var i, før kontoen blev deaktiveret. Hvis du er administrator, kan du se, hvilke deaktiverede brugere, der stadig har gruppemedlemskab glemt i Workplace.
Hvis gruppemedlemmets konto genaktiveres efter deaktivering, kan vedkommende, når denne er logget ind på Workplace på sin computer, klikke på Grupper til venstre på startsiden for at se de åbne og lukkede og hemmelige grupper, vedkommende var medlem af. Derefter kan vedkommende blive medlem af grupperne igen.
Var disse oplysninger nyttige?
Når en medarbejder forlader din organisation, er det vigtigt, at du sikrer, at vedkommendes Workplace-konto deaktiveres rettidigt. Det gælder også, hvis du bruger Single Sign-On til godkendelse, da godkendelsestokens ikke udløber med det samme.
Hvis du bruger automatiseret klargøring via en IDP eller AD-synkronisering, bør dette være aktiveret som standard. Hvis du bruger manuel klargøring eller CSV, skal du sikre, at deaktiveringen af Workplace-konti sker som en del af processen for medarbejderophør.
Se, hvordan du deaktiverer og massedeaktiverer brugere.
Var disse oplysninger nyttige?
Massehandlinger
Workplace understøtter administration af mange brugerkonti på én gang via kommaseparerede filer (CSV) og Excel-filer. Uanset om du klargør de første brugere til din Workplace, tilføjer en ny afdeling eller leder eller deaktiverer visse brugere i dit fællesskab, kan du bruge massekontoadministration til at strømline processen.
Hvis din virksomhed bruger en understøttet identitetsudbyder, kan du bruge automatisk kontoadministration til klargøring og deaktivering af konti på dine vegne, når medarbejdere kommer til eller forlader din virksomhed. Læs mere om administration af konti hos identitetsudbydere.
Workplace understøtter to massehandlinger via CSV- eller Excel-filer:
Var disse oplysninger nyttige?
Denne artikel er kun relevant for brugere af Workplace Advanced. For hver masseoverførsel bliver du bedt om at beslutte, om du vil invitere kontiene med det samme eller på et senere tidspunkt. Hvis du vælger senere, oprettes kontiene med en uinviteret status og skal inviteres på et senere tidspunkt.
Workplace understøtter oprettelse af mange brugerkonti på én gang ved hjælp af kommaseparerede filer (CSV). I stedet for at klargøre medarbejderkonti enkeltvist kan du overføre en CSV- eller Excel-fil, der indeholder oplysninger om hver medarbejder.
Hvis du opretter et stor antal konti, bør hver enkelt import ikke indeholde mere end 2500 rækker med medarbejderdata.
Sådan opretter du flere konti ved at overføre en CSV- eller Excel-fil:
  1. Fra Administratorpanel skal du klikke på Personer > Tilføj personer > Tilføj personer.
  2. Klik på knappen Importér fil, og overfør CSV- eller Excel-filen ved at klikke på knappen Importér fil.
  3. Hvis du klikker på knappen Download skabelon, downloades der en CSV-skabelon. Dokumentet kan derefter åbnes i Excel og gemmes som en .xls- eller .xlsx-fil, hvis du foretrækker at arbejde i Excel.
  4. Når CSV-filen eller Excel-regnearket er blevet overført, vises der en bekræftelsesmeddelelse med eventuelle fejl i CSV- eller Excel-filen eller med angivelse af, om overførslen blev fuldført. Den første kolonne viser resultaterne for hver række:
  5. Hvis den første kolonne er tom, oprettes der en konto for den pågældende medarbejder.
    En rød ottekant betyder, at der er et problem med den pågældende række. Problemet forklares i en fejlmeddelelse.
    En blå cirkel betyder, at overførslen ikke blev fuldført.
    Et grønt flueben betyder, at overførslen blev fuldført.
  6. Når oplysningerne i forhåndsvisningen er blevet bekræftet, kan du oprette de nye konti ved at klikke på knappen Fortsæt. Kontiene oprettes derefter gradvist.
Indtil kontiene deaktiveres, vil medarbejdere stadig modtage e-mails og push-notifikationer. Se en vejledning til, hvordan du deaktiverer konti, under Massedeaktiver.
Bekræftelse af kontooprettelse
Hvis du vil bekræfte, at alle konti blev korrekt oprettet, kan du overføre CSV-filen eller Excel-regnearket igen ved at følge ovenstående trin og bekræfte, at alle rækkerne har et flueben i første kolonne. Klik derefter på Annuller for at springe genoprettelse af kontiene over. Hvis du gør dette, vises en prompt, hvori der står, at kontiene allerede findes.
Var disse oplysninger nyttige?
Ved klargøring af flere konti på én gang anbefaler vi, at du bruger følgende formater:
Felt BeskrivelseTypePåkrævet
E-mailMedarbejderens arbejds-e-mailadresse. Værdien for dette felt skal være unik for hver medarbejder Tekst Ja
FornavnMedarbejderens fornavn Tekst Ja
EfternavnMedarbejderens efternavn Tekst Ja
StillingsbetegnelseMedarbejderens stillingsbetegnelse Tekst Nej
AfdelingDen afdeling, som medarbejderen arbejder iTekstNej
TelefonnummerMedarbejderens arbejdstelefonnummer. Hvert telefonnummer skal være et gyldigt internationalt nummer inkl. landekode (f.eks. +1 232 823 2233)Tekst Nej
LokationLokationen for det kontor, hvor medarbejderen arbejder TekstNej
SprogForkortelsen for standardsproget, der skal indstilles for denne medarbejder. Hvis intet angives, bliver standardsproget (amerikansk) engelsk (en_US). Du kan se en fuld liste over gyldige forkortelser under Sprog på FacebookTekstNej
Leders e-mailE-mailadressen på medarbejderens nærmeste leder Tekst Nej
Division Medarbejderens division TekstNej
OrganisationMedarbejderens organisation Tekst Nej
Startdato Medarbejderens startdato i en organisation Dato (ÅÅÅÅ-MM-DD) Nej
Var disse oplysninger nyttige?
Denne artikel er kun relevant for brugere af Workplace Advanced og Workplace Enterprise. Du skal være systemadministrator for at bruge G-Suite og Azure til at tilføje personer. Opsætning af IdP-integration med Azure og G-Suite inkluderer muligheden for at overføre profilattributter fra Azure AD eller G-Suite til Workplace.
Sådan tilføjer du personer med G-Suite og Azure:
  1. Klik på Administratorpanel øverst til venstre på din profil.
  2. Klik på Personer > Tilføj personer, og klik derefter på Tilføj personer en gang til.
  3. Vælg G-Suite eller Microsoft Azure AD, og følg vejledningen.
Hvis du er forbundet til G-Suite eller Azure, og der er brugere, som allerede findes i Workplace, skal du sikre, at navnene, e-mailadresserne og oplysningerne for disse brugerkonti i IDP'en stemmer overens med brugerprofilerne på Workplace. Ellers oprettes der dubletkonti i IDP'en. Hvis der er brugere, som forlader virksomheden, deaktiveres deres konti automatisk. Husk, at der skelnes mellem store og små bogstaver i oplysningerne.
Bemærk: Du skal tillade, at Workplace får adgang til dine IdP-oplysninger. Du skal også være administrator af G-Suite og aktivere G-Suite-adgang, hvis du vil tilføje personer der bruger G-Suite.
Workplace synkroniserer automatisk din brugerliste hver 5. time.
Var disse oplysninger nyttige?
Denne artikel er kun relevant for administratorer af Workplace Advanced.
I stedet for at deaktivere medarbejdere enkeltvist kan du deaktivere flere konti på én gang ved at overføre en CSV-fil, der indeholder e-mailadressen på de konti, du vil deaktivere.
Sådan overfører du en gyldig CSV-fil og deaktiverer flere konti på én gang:
  1. Klik på fanen Personer i Administratorpanel for at se en liste over alle medarbejderkonti.
  2. Klik på Deaktiver flere personer under .
  3. Du får vist en meddelelse, hvori du får mulighed for at overføre en CSV-fil. Filen bør indeholde en enkelt kolonne med e-mailadresser på hver enkelt medarbejder, der skal deaktiveres, på hver sin række.
Når CSV-filen er blevet overført, vises der et bekræftelsesskærmbillede med eventuelle fejl i CSV-filen. Den første kolonne viser resultaterne for hver række:
  • Et flueben viser, at medarbejderens konto allerede er blevet deaktiveret.
  • En fejltrekant viser, at der er et problem med den pågældende række. Peg på ikonet for at se fejlmeddelelsen.
  • Medarbejderens konto deaktiveres, hvis første kolonne er tom.
Du kan downloade oplysningerne fra forhåndsvisningen ved at klikke på knappen Eksportér forhåndsvisning.
Når oplysningerne i forhåndsvisningen er blevet bekræftet, kan du deaktivere de udvalgte konti ved at klikke på knappen Deaktiver konti. Kontiene deaktiveres derefter.
Husk, at når du deaktiverer flere konti på én gang, kan der forekomme en forsinkelse, afhængigt af antallet af brugere der deaktiveres.
Verificer deaktiverede konti
Hvis du vil bekræfte, at alle konti er blevet deaktiveret, kan du overføre CSV-filen igen og verificere, at alle rækker har et flueben i første kolonne.
Bemærk: Husk, at det kan tage op til 24 timer før deaktiveringen af en brugerkonto træder i kraft.
Var disse oplysninger nyttige?
Logge på uden en e-mail
Som systemadministrator kan du vælge at tilføje medarbejdere uden e-mailadresser. Sådan aktiverer du funktionen:
  1. Gå til dit Administratorpanel.
  2. Klik på Indstillinger.
  3. Gå til indstillingen Profiloprettelse med adgangskoder, og klik på .
  4. Vælg Slå til for at give kollegaer uden en e-mailadresse mulighed for at logge på Workplace ved hjælp af en adgangskode.
  5. Klik på Gem.
Sådan tilføjer du flere personer uden e-mailadresser til Workplace:
  1. Klik på Personer fra Administratorpanel.
  2. Klik på Tilføj personer.
  3. Klik på Importér en CSV- eller XLSX-fil, og download CSV-skabelonen.
    • Når du tilføjer en bruger, skal du inkludere mindst et navn og et medarbejder-id. Hvis du tilføjer disse, er det ikke nødvendigt at bruge en e-mailadresse. Der genereres nu adgangskoder for alle brugere uden en e-mailadresse.
Sådan distribuerer du adgangskoder til medarbejdere:
  1. På skærmen Personer. Søg efter den medarbejder, du lige har tilføjet.
  2. Klik på ud for medarbejderens navn.
  3. Klik på Få adgangskode.
  4. Giv medarbejderen adgangskoden, og bed dem om at tilmelde sig Workplace på work.workplace.com/work/accesscode. Her opretter de et brugernavn og en adgangskode.
Du kan også downloade alle adgangskoder på én gang:
  1. Klik på på skærmbilledet Personer.
  2. Vælg Få adgangskoder.
  3. Klik på Send koder. Dette sender en liste med adgangskoder til din e-mailadresse.
Bemærk: Adgangskoder er følsomme data. Alle, som har adgang til en ubrugt adgangskode, har fuld adgang til den konto, som koden er relateret til. Der skal være streng kontrol over distributionen af adgangskoder.
Mere om adgangskoder
  • De består af en række på 16 tegn.
  • Der er kun én gyldig adgangskode pr. konto ad gangen.
  • Når der genereres en ny adgangskode til en bruger, ugyldiggøres alle ældre koder.
  • De er gyldige i 90 dage efter generering.
  • Når en adgangskode bruges til at gøre krav på eller genoprette adgangen til en konto, ugyldiggøres adgangskoden.
  • Administratorer kan når som helst deaktivere en ubrugt adgangskode.
Var disse oplysninger nyttige?
Adgangskodelogin giver administratorer mulighed for at invitere brugere til Workplace uden en e-mailadresse. Ved at bruge adgangskodelogin kan administratorer tilføje en bruger i Workplace-fællesskabet ved at generere en unik kode, som giver brugeren mulighed for at gøre krav på sin konto.
Husk, at du skal have adgangskoder aktiveret i dit administratorpanel.
Var disse oplysninger nyttige?
Du kan have brug for et link til at give dine kolleger en anden metode til at gøre krav på deres konto. Du kan f.eks. ønske at uddele invitationer i udskriftsformat via virksomhedens sms-gateway eller via en personlig e-mail fra en leder/chef til medarbejdere som opfølgning på den systemgenererede Workplace-e-mail.
Ved at eksportere links til at gøre krav på konti kan du distribuere dem enkeltvist eller på én gang sammen med andre kollegers oplysninger. Links til at gøre krav på konti kan fås ved at downloade en CSV-fil med en eksport af medarbejderoplysninger. Sådan får du links til at gøre krav på konti:
1. Klik på fanen Personer i administratorpanelet.
2. Klik på , og klik derefter på Eksportér medarbejderoplysninger.
3. Du modtager kort efter en e-mail med et link til en CSV-fil med alle kollegers data, herunder invitationslinks til hver konto, der ikke er gjort krav på, men som allerede er blevet inviteret.
Var disse oplysninger nyttige?
Fejlfinding
Denne artikel er kun relevant for administratorer af Workplace Advanced.
Hvis du får vist en fejlmeddelelse om, at den bruger eller gruppe, du forsøger at tilføje, allerede findes, kan det skyldes følgende:
  • Personen tilhører et andet fællesskab. Husk, at der kun kan knyttes én e-mailadresse til ét Workplace-fællesskab.
  • Personens e-maildomæne kan være på en tilladelsesliste under et andet fællesskab.
  • Hvis du tidligere har kunnet tilføje en person med samme e-maildomæne, og du nu modtager en fejlmeddelelse, kan det skyldes, at det andet fællesskab har gjort krav på e-maildomænet, efter at du har tilføjet personen med samme domæne.
Hvis du modtager en fejlmeddelelse om, at e-mailen ikke kan bruges, kan det skyldes, at du forsøger at tilføje en generisk e-mailadresse, f.eks. info@, salg@, admin@, support@, osv. Workplace tillader kun, at der oprettes konti med e-mailadresser, som tilhører enkeltpersoner.
Bemærk: For at undgå problemer ved tilføjelse af kolleger i Workplace skal du føje alle e-maildomæner, som er tilknyttet dit fællesskab, til tilladelseslisten. Et e-maildomæne kan ikke føjes til tilladelseslister under flere fællesskaber.
Var disse oplysninger nyttige?
Du skal sørge for, at brugere er blevet inviteret såvel som oprettet. Du kan finde yderligere oplysninger om denne proces her.
Var disse oplysninger nyttige?
Denne artikel er kun relevant for brugere af Workplace Advanced.
Hvis du har problemer med at overføre CSV-filen med deaktiveringslisten, kan det skyldes et af disse typiske problemer.
  • Ikke CSV-format: Alle filer skal være i et gyldigt CSV-format (af filtypen .csv). Andre filtyper og -formater accepteres ikke.
  • Ikke UTF-8-kodet: Alle filer skal være kodet med UTF-8-tegnkodning.
  • Ugyldig e-mailadresse: Den angivne e-mailadresse matcher ikke en konto på Workplace.
  • Duplikeret e-mailadresse: Hver e-mailadresse må kun være angivet én gang i CSV-filen.
Var disse oplysninger nyttige?
Hvis du har problemer med at overføre en CSV-fil, kan det skyldes et af disse typiske problemer:
  • Ikke i CSV-format: Alle filer skal være i det gyldige CSV-format (filtypenavn .csv). Andre filtyper og -formater accepteres ikke.
  • Ikke UTF-8-kodet: Alle filer skal være kodet med UTF-8-tegnkodning.
  • Værdier indeholder kommaer: Hvis en værdi indeholder et komma, skal hele værdien sættes i dobbelte anførselstegn (såsom "værdi_med_komma"). F.eks. skal London, England gemmes i CSV-filen som "London, England".
  • Dubletter: Dubletregistreringer for medarbejdere vil forårsage fejl i CSV-valideringen.
  • Forkert brug af store bogstaver: Forkert brug af store bogstaver forårsager normalt ikke en fejl, men navn, lokationer og andre felter gemmes med samme brug af store bogstaver som i CSV-filen.
  • Ugyldigt telefonnummer: Telefonnumre skal være i formatet [landekode] + [områdekode] + [telefonnummer] (f.eks. +1 800 555 0150).
  • Ugyldigt sprog: Sprogangivelsen skal være en af de gyldige forkortelser, der er angivet for Facebook-sprog.
Var disse oplysninger nyttige?
Even if your settings show that only people who are invited or from a specific email domain can join your Workplace, you might still notice new requests appearing in the Access Requests section of Admin Panel.
In cases like this, the requests you see in Access Requests are from users who your coworkers have invited using the Invite People button. This button is on the Workplace homepage, and is available to everyone in your community.
To choose how these invites are managed:
  1. Open the Admin Panel.
  2. Click Settings.
  3. Scroll down to Joining and Access Requests and find the Access requests subheading.
  4. Choose from one of the available options:
    • Admins must approve all requests to join this Workplace - even those who are invited by your coworkers will need to be approved in Access Requests.
    • Automatically approve requests from these email domains - invited users from verified or allow-listed email domains will be granted access automatically.
    • Automatically approve all requests - everyone invited to your community will be approved automatically.
  5. Click Save.
You can also contact support if you want to remove the Invite People button and stop coworkers from being able to invite others to your community.
Var disse oplysninger nyttige?